La Firma Electrónica para los empleados públicos

Usos de la firma electrónica

La firma electrónica y los certificados electrónicos pueden ser usados por los empleados públicos en dos ámbitos diferenciados:

  • En primer lugar se pueden usar para la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la Administración u Órgano Administrativo al que pertenece el empleado

    En este aspecto, la Ley 11/2007 de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los servicios Públicos, en su artículo 19, admite dos sistemas:

    • Los sistemas de firmas electrónica incorporados al DNI Electrónico.
    • Otros certificados facilitados al empleado por la propia Administración. En el caso de la Administración General del Estado y de acuerdo al RD 1671/2009 de 6 de noviembre por el que se desarrolla parcialmente la Ley 11/2007 se denominan certificados de empleado público. Es también la denominación asignada por la mayoría de Comunidades Autónomas en sus reglamentos de desarrollo de la ley.

    Para el caso específico de la Administración General del Estado, el Real Decreto, en su artículo 21, deja fuera todo certificado que no sea el de empleado público o los incluídos en el DNIe. No podría usarse, por ejemplo, para esta actividad, el certificado de persona física de clase 2 emitido por la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre ya que no entra en la categorización de ese artículo.

  • En segundo lugar, se pueden utilizar en aquellas aplicaciones de uso interno que la Administración pone a disposición del empleado para el desempeño de su trabajo y que admitan los certificados electrónicos.

    Para estas aplicaciones internas cada Administración Pública u órgano administrativo puede decidir qué tipo de certificado usar:

    • El DNI Electrónico.
    • Cualquier otro certificado admitido por la propia Administración

      En el caso de la Administración General del Estado, el RD 1671/2009 art. 22 establece que el certificado de empleado público puede usarse para la relación con las Administraciones Públicas cuando éstas lo admitan.

Certificado de Empleado Público

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los servicios Públicos en el capítulo II Sección III “Identificación electrónica de las Administraciones Públicas y autenticación del ejercicio de su competencia”, en su artículo 19 trata la “Firma electrónica del personal al servicio de las Administraciones Públicas”.

En el punto 1, establece que la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la Administración Pública, cuando utilice medios electrónicos se hará mediante firma electrónica del personal a su servicio de alguna de las dos formas siguientes:

  • Bien mediante la firma electrónica basada en el Documento Nacional de Identidad.
  • Bien mediante sistemas de firma electrónica con que la Administración Pública provea a su personal y que identifique conjuntamente al titular del puesto de trabajo y a la Administración.

Este segundo caso, es concretado para el personal de la Administración General del Estado por el RD 1671/2009 que desarrolla parcialmente la ley 11/2007, con el Certificado Electrónico de Empleado Público.

En el artículo 22, el RD establece que:

  • esos sistemas de firma estarán basados en certificados electrónicos que se denominarán Certificados Electrónicos de Empleado Público
  • sólo podrán usarse en el desempeño de las funciones propias del puesto que ocupen los empleados o para relacionarse con las Administraciones públicas cuando éstas lo admitan
  • además de los datos identificativos del titular el certificado de Empleado Público deberá contener el Órgano u organismo público en el que presta servicios el titular del certificado y el número de identificación fiscal del organismo.

Identificación por Funcionario Público

Los funcionarios públicos pueden identificar con sus propios sistemas de firma electrónica a ciudadanos que no dispongan de ellos.

De acuerdo con el artículo 22 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, cuando se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún mecanismo electrónico contemplado en la ley y del cual el ciudadano no disponga, tal identificación o autenticación podrá ser validamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.

Para que esta identificación pueda hacerse legalmente deben darse dos condiciones:

  • 1. El ciudadano debe dentificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio
  • 2. La administración deberá mantener un registro actualizado de los funcionarios que están habilitados para realizar este tipo de identificación y autenticación del ciudadano.

El RD 1671/2009 de 6 de noviembre establece en el artículo 16.2 que ese registro podrá extender, mediante el correspondiente Convenio de colaboración, sus efectos a las relaciones con otras Administraciones públicas.

El RD también dispone que, además de la obligación de que el funcionario esté habilitado para poder identificar a un ciudadano ante otro órgano u organismo destinatario de la actuación para la que se ha de realizar la identificación y autenticación, es necesario que el sistema de firma electrónica utilizado también sea admitido por elórgano destinatario.

Cuando el funcionario deba identificar a un ciudadano ante el Departamento ministerial u organismo al que él está destinado, bastará con que sea habilitado para ello por el mismo Departamento ministerial u organismo. No será necesaria, si está habilitado por éste último, su inclusión en el registro de funcionarios habilitados.