La facturació electrònica és un equivalent funcional de la factura en paper i consisteix en la transmissió de les factures o documents anàlegs entre emissor i receptor per mitjans electrònics (fitxers informàtics) i telemàtics (d'un ordinador a un altre), signats digitalment amb certificats reconeguts.

L'Avantprojecte de Llei de Mesures d'Impuls de la Societat de la Informació defineix la factura electrònica com “un document electrònic que compleix amb els requisits legal i reglamentàriament exigibles a les factures i que, a més, garanteix l'autenticitat del seu origen i la integritat del seu contingut, la qual cosa permet atribuir la factura al seu obligat tributari emissor”.

D'està definició estesa en tot el mercat, es transmet tres condicionants per a la realització de e-Factura:

• Es necessita un format electrònic de factura de major o menor complexitat (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre altres).
• És necessari una transmissió telemàtica (ha de partir d'un ordinador, i ser recollida per un altre ordinador).
• Aquest format electrònic i transmissió telemàtica, han de garantir la seva integritat i autenticitat a través d'una signatura electrònica reconeguda.

Per a saber més sobre factura electrònica, fes clic en aquest link: Portal de factura Electrònica

Perquè la facturació electrònica tingui la mateixa validesa legal que una factura en paper, es necessita el consentiment de totes dues parts (emissor i receptor).

Addicionalment, i com a requisit de totes les factures independentment de com es transmetin, en paper o en format electrònic, l'article 6 del RD/RD 1496/2003 que regula el contingut d'una factura estableix que els camps obligatoris d'una factura són:

• Núm. Factura
• Data expedició
• Raó Social emissor i receptor
• NIF emissor i “receptor”
• Domicili emissor i receptor
• Descripció de les operacions (base imposable)
• Tipus impositiu
• Quota tributària
• Data prestació del servei (si diferent a expedició)

Requisits per al receptor

• Disposar del programari adequat per a la validació de la factura depenent del format de generació
• Emmagatzemar les factures rebudes digitalment (factura i signatura)

Requisits per a l'emissor

• Tenir el consentiment previ del receptor de les factures
• Garantir l'autenticitat de l'origen (identitat) i la integritat de les factures: això és possible gràcies als certificats digitals de pertinença a empresa i certificat de persona jurídica
• Emmagatzemar la factures digitalment tal com van ser enviades, incloent la factura i la signatura electrònica d'aquesta.
• Proporcionar al receptor el programari adequat que li permeti validar les factures signades.