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La Firma Electrónica para los empleados públicos

Usos de la firma electrónica

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 10, Sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas, indica que, dentro del contexto en el que nos encontramos relativo a los empleados públicos, la firma electrónica:

  • Se puede usar para la identificación y autenticación del ejercicio de la competencia de la Administración u Órgano Administrativo al que pertenece el empleado. En este aspecto, se indica que se considerarán válidos a efectos de firma electrónica:
    • Sistemas de firma electrónica cualificada y avanzada basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación”. Teniendo en cuenta el contexto en el que estamos, de empleado público, el certificado usado para la firma, debe disponer de la atribución de empleado público.
    • Cualquier otro sistema que las Administraciones Públicas consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que solo podrá ser denegada por motivos de seguridad pública, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior. La autorización habrá de ser emitida en el plazo máximo de tres meses. Sin perjuicio de la obligación de la Administración General del Estado de resolver en plazo, la falta de resolución de la solicitud de autorización se entenderá que tiene efectos desestimatorios.

También se hace referencia a sistemas de sello electrónico, pero esto queda fuera del ámbito de empleado público.

Para el caso específico de la Administración General del Estado, el Real Decreto 1671/2009, en su artículo 21, deja fuera todo certificado que no sea el de empleado público o los incluidos en el DNIe.

Certificado de Empleado Público

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en su artículo 9, Sistemas de firma admitidos por las Administraciones Públicas, indica que, dentro del contexto en el que nos encontramos relativo a los empleados públicos, podrán identificarse electrónicamente ante las Administraciones Públicas a través de:

  • Sistemas basados en certificados electrónicos cualificados de firma electrónica expedidos por prestadores incluidos en la “Lista de confianza de prestadores de servicios de certificación”.
  • Sistemas de clave concertada y cualquier otro sistema, que las Administraciones consideren válido en los términos y condiciones que se establezca, siempre que cuenten con un registro previo como usuario que permita garantizar su identidad, previa autorización por parte de la Secretaría General de Administración Digital del Ministerio de Política Territorial y Función Pública, que solo podrá ser denegada por motivos de seguridad pública, previo informe vinculante de la Secretaría de Estado de Seguridad del Ministerio del Interior. La autorización habrá de ser emitida en el plazo máximo de tres meses. Sin perjuicio de la obligación de la Administración General del Estado de resolver en plazo, la falta de resolución de la solicitud de autorización se entenderá que tiene efectos desestimatorios. Este segundo caso, es concretado para el personal de la Administración General del Estado por el Real Decreto 1671/2009 que desarrolla parcialmente la Ley 11/2007, con el Certificado Electrónico de Empleado Público. En el artículo 22, el cual establece que:
    • Esos sistemas de firma estarán basados en certificados electrónicos que se denominarán Certificados Electrónicos de Empleado Público.
    • Sólo podrán usarse en el desempeño de las funciones propias del puesto que ocupen los empleados o para relacionarse con las Administraciones públicas cuando éstas lo admitan.
    • Además de los datos identificativos del titular el certificado de Empleado Público deberá contener el Órgano u organismo público en el que presta servicios el titular del certificado y el número de identificación fiscal del organismo.

También se hace referencia a sistemas de sello electrónico, pero esto queda fuera del ámbito de empleado público.

Identificación por Funcionario Público

Los funcionarios públicos pueden identificar con sus propios sistemas de firma electrónica a ciudadanos que no dispongan de ellos.

De acuerdo con la Ley 39/2015, artículo 12, Asistencia en el uso de medios electrónicos a los interesados, cuando se requiera la identificación o autenticación del ciudadano mediante algún mecanismo electrónico contemplado en la ley y del cual el ciudadano no disponga, tal identificación o autenticación podrá ser válidamente realizada por funcionarios públicos mediante el uso del sistema de firma electrónica del que estén dotados.

Para que esta identificación pueda hacerse legalmente deben darse dos condiciones:

  1. El ciudadano debe identificarse y prestar su consentimiento expreso, debiendo quedar constancia de ello para los casos de discrepancia o litigio.
  2. La administración deberá mantener un registro actualizado de los funcionarios que están habilitados para realizar este tipo de identificación y autenticación del ciudadano. En este registro o sistema equivalente, al menos, constarán los funcionarios que presten servicios en las oficinas de asistencia en materia de registros.

El RD 1671/2009 de 6 de noviembre establece en el artículo 16.2 que ese registro podrá extender, mediante el correspondiente Convenio de Colaboración, sus efectos a las relaciones con otras Administraciones públicas. Este artículo queda derogado por la Ley 39/2015, aunque seguirá vigente hasta que esta ley sea desarrollada por un nuevo Real Decreto (en proyecto). El RD también dispone que, además de la obligación de que el funcionario esté habilitado para poder identificar a un ciudadano ante otro órgano u organismo destinatario de la actuación para la que se ha de realizar la identificación y autenticación, es necesario que el sistema de firma electrónica utilizado también sea admitido por el órgano destinatario.

Cuando el funcionario deba identificar a un ciudadano ante el Departamento ministerial u organismo al que él está destinado, bastará con que sea habilitado para ello por el mismo Departamento ministerial u organismo. No será necesaria, si está habilitado por éste último, su inclusión en el registro de funcionarios habilitados.