La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.
El Anteproyecto de Ley de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que permite atribuir la factura a su obligado tributario emisor”.
De está definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:
Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros).
Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.
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Requisitos de la Factura Electrónica
Requisitos generales
Para que la facturación electrónica tenga la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).
Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:
Núm. Factura
Fecha expedición
Razón Social emisor y receptor
NIF emisor y “receptor”
Domicilio emisor y receptor
Descripción de las operaciones (base imponible)
Tipo impositivo
Cuota tributaria
Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
Requisitos para el receptor
Disponer del software adecuado para la validación de la factura dependiendo del formato de generación
Almacenar las facturas recibidas digitalmente (factura y firma)
Requisitos para el emisor
Tener el consentimiento previo del receptor de las facturas
Garantizar la autenticidad del origen (identidad) y la integridad de las facturas: esto es posible gracias a los certificados digitales de pertenencia a empresa y certificado de persona jurídica
Almacenar la facturas digitalmente tal y como fueron enviadas, incluyendo la factura y la firma electrónica de la misma.
Proporcionar al receptor el software adecuado que le permita validar las facturas firmadas.
